¿Tienes claro cuáles son los gastos a conservar y cuáles eliminar en tu empresa?

¿Tienes claro cuáles son los gastos a conservar y cuáles eliminar en tu empresa?

Para lograr un mayor control de tus gastos, no debes esperar a que suceda o enfrentes una crisis en tu empresa. Todo emprendedor y empresario ya establecido debe tomar conciencia de tener un programa que ayude a la máxima eficiencia y control de los gastos.

Si bien es es cierto que no existe un método general que se aplique en todas las empresas, si es posible identificar una serie de recomendaciones que pueden ayudar a establecer las bases para optimizar los gastos.

La máxima es que en cuestión de negocios, entre mayor control, menor riesgo. Por ello, es muy importante cuidar los siguientes indicadores:

  • Si tus gastos crecen más rápido en comparación a tus ventas; no tendrás utilidades.
  • Si los gastos son mayores que las ventas: es un relación peligrosa que afecta la productividad del negocio.
  • Por cada peso invertido en gastos, las ventas deben crecer 20%.
  • Toda la empresa debe saber medir, para saber cuánto invertir y así generar ventas con rentabilidad.

Recomendaciones a tomar en cuenta para controlar tus gastos:

  • Control detallado

Revisa mes con mes, y con periodos anteriores, cuáles han sido los gastos que has tenido. Da especial atención en esos gastos que han tenido cambios o variaciones importantes, ya sea que hayan incrementado o disminuido.

Este control a detalle, te ayudará a tener la certeza de quién está gastando, cómo lo hace y en dónde. Así, podrás detectar posteriormente oportunidades de ahorro.

  • Analiza la tendencia de gastos

Una vez que identifiques aquellos gastos con variaciones importantes, puedes determinar una tendencia de estos, ya sea que crezcan o disminuyan, para saber cuáles eliminar, cuáles conservar o en cuáles moderarse y de este modo no impacten negativamente el desempeño de tu empresa ocasionando complicaciones de liquidez.

  • Identifica las oportunidades de ahorro

Los principales rubros donde existe la oportunidad de ahorro es en los gastos fijos como papelería, luz, teléfono, renta, Internet, inversiones en equipo de cómputo, mobiliario de oficina y transporte. Incluso, en los viáticos o gastos de viaje.

Para todo este tipo de gastos establece políticas claras y que cada uno de los involucrados (empleados, administrador, encargados de compras y Contadores) conozcan y apliquen para tener un mayor control.

Por ejemplo, una política que justifique el por qué realizar ese gasto, incluso la frecuencia en que debe realizarse y el monto a gastar; asimismo, si estos están dentro del presupuesto. Si está fuera, justificar el gasto a realizar o los que se han hecho.

Es válido hacer tres preguntas esenciales: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?

  • Crea un presupuesto

Planifica: es la mejor forma de evadir los problemas de liquidez. Define un presupuesto con las entradas y salidas, haz una programación del capital de trabajo, de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y obligaciones a corto plazo que tiene tu negocio

  • Da seguimiento y evita despilfarros

Sin afectar la calidad de tu producto, evita despilfarros, sé austero y gasta realmente en lo que necesitas. Subcontrata aquellos servicios que no son esenciales para el núcleo de tu negocio, como la limpieza y la seguridad, por ejemplo.

En cuanto al seguimiento, la acción consiste en monitorear los gatos. Tu defines el periodo: semanal, quincenal o mensual, además de hacer comparativos y una vez más identificar en qué cómo y por qué estás gastando.

Puedes empezar por los rubros claves, en qué momento los gastos rebasaron tu presupuesto, por qué hay desviaciones o gastos extras. ¡Analiza el por qué y toma medidas!

  • Automatiza el proceso de gastos desde la solicitud hasta la contabilización.

Deja de llevar el control de tus gastos en un cuaderno, en hojas de cálculo o que todo el control lo tenga el Contador. La automatización es importante en el sentido de utilizar algún sistema o aplicación que ayude a tener un mayor control entendiendo que hay varios actores que ejercen los gastos.

Por ejemplo, el Administrador, al contar con tecnología que apoye este proceso, puede tener el control detallado de los gastos, desde en qué se usa el dinero y cómo lo usan los empleados, además de manejar de manera más eficiente la «caja chica», en caso de que exista en tu empresa.

El Contador, al automatizar, puede hacer más rápido y eficiente su trabajo teniendo, en tiempo y forma, la comprobación de los gastos para hacerlos deducibles o cumplir con alguna otra disposición fiscal.

Los responsables de los gastos dejan de invertir mucho tiempo en la comprobación de gastos, conocen las políticas a cumplir.

Estas recomendaciones te ayudarán a tener un mayor control de tus gastos, sin meter en problemas a tu empresa o negocio.

Llevar un control de gastos te brinda:

  • Ahorros entre un 20-30%
  • Posibilidad de invertir en  otras áreas y rubros para el crecimiento de tu negocio.
  • Políticas claras para su ejecución y comprobación
  • Reducción de la carga impositiva (cumples con las obligaciones fiscales en términos de deducción)
  • Una EMPRESA SANA

¡Es momento de poner en práctica estas recomendaciones: éxito!

Cómo elegir un software Contable

Cómo elegir un software Contable

México es uno de los países mejor posicionados en América Latina en la emisión de Facturas electrónicas. Esta obligación, que inició en 2011 para todos los contribuyentes, sentó las bases para establecer otras relacionadas con el cumplimiento fiscal en el país utilizando diferentes tecnologías, ya sea la proporcionada por el propio Servicio de Administración Tributaria (SAT) o proveedores de software, para generar los documentos a entregar.

Una de estas obligaciones es la Contabilidad Electrónica, la cual consiste en hacer los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e impacta tanto a Personas Morales como a Personas Físicas.

Justo aquí adquiere importancia trabajar con un software contable. Principalmente, porque desde enero de 2016, todos los contribuyentes –sin importar su tamaño y giro– deben enviar su Contabilidad Electrónica. ¿En tu empresa o despacho contable están preparados para hacerlo?

Ya tienes una primera razón para actualizar a tu empresa en el uso de tecnología y adquirir un software de Contabilidad, que actualmente representa una de las adquisiciones más importantes hablando en términos de negocio y cumplimiento fiscal.

La segunda razón, igual de importante, tiene que ver con la automatización de todo el proceso de la Contabilidad: desde la captura y registro de información para simplificar actividades y tiempos, hasta la generación de reportes que nos ayuden a tener visión de las finanzas y salud general del negocio. Se trata de obtener control para la buena administración y crecimiento de tu compañía.

En un despacho de contabilidad, por ejemplo, utilizar un sistema contable apoya la generación de datos de valor para las empresas, ayuda a establecer relaciones confianza y duraderas con clientes.

La Contabilidad es esencial en las empresas. Su buena gestión, sin duda, tiene que estar sustentada en el uso y aprovechamiento de un software contable. No estar actualizado en este tipo de tecnología ocasionaría problemas como no cumplir en tiempo y forma con disposiciones y obligaciones fiscales, mayor carga de trabajo y, en casos de mayor descuido, mayor carga impositiva y posibles sanciones.

¿Cuáles son los beneficios del software contable?

Iniciemos por los beneficios de este tipo de sistemas o programas, como también le llaman en la práctica al software contable:

  • Análisis de información

Puedes obtener diferentes reportes o informes para conocer la situación financiera o económica de tu negocio. Por ejemplo, un balance o estado de resultados son tipos de reportes que reflejan si la empresa está bien o mal de salud y cuál sería la medicina para ponerla en forma otra vez.

  • Asegurar la validez de facturas electrónicas u otro tipo de comprobantes digitales

No olvidemos que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es el documento oficial que respalda actividades de ingresos y gastos, o de pago de nómina. Los programas de Contabilidad, según la marca, incluyen herramientas que ayudan a verificar la validez de los comprobantes y de este modo asegurar su correcto registro, contabilización y cumplimiento.

  • Simplificación de actividades y procesos

El uso de esta tecnología agilizará procesos complejos como captura y registro de información, generación de pólizas y vinculación con las facturas correspondientes, sin importar el número de operaciones de la empresa.

También ayudará en el procesamiento de información para cumplir con declaraciones de impuestos, como por ejemplo la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), en la que se registran las transacciones con proveedores, entre otros datos. Dependiendo de la cantidad de información esta obligación puede requerir mucho tiempo por parte del Contador en su elaboración.

  • Cumplir con nuevas obligaciones

Todos sabemos que desde 2018 la obligación por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es cumplir con la Factura Electrónica 3.3. Entre los cambios que introdujo esta se encuentra la emisión del Recibo Electrónico de Pagos (REP) para las transacciones que son pagadas en parcialidades o a crédito. Un sistema contable te ayuda a identificar las facturas relacionadas a un REP, asociarlas a través de una póliza y de este modo proceder a su Contabilización.

Así, tu proceso de Facturación se complementa en la Contabilidad, ayudando al control y cumplimiento en tiempo y forma de obligaciones fiscales para evitar multas y demás sanciones contra las empresas.

  • Gestión y Contabilización de facturas

Integrar la Facturación electrónica a la Contabilidad es vital para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las empresas. Una forma de agilizar este proceso es usar un software contable que recibe, almacena y organiza las facturas electrónicas, entre otros comprobantes digitales como CFDI de nóminas, CFDI de pagos, entre otros.

  • Generación de los 5 archivos XML requeridos por la autoridad fiscalRevisa que el software de contabilidad también te ayude a generar el catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas del periodo, auxiliar de cuenta y/o subcuenta y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales en formato XML. Reportes precisos y oportunos
    Al elegir un
    programa de Contabilidad revisa que además de ayudarte a cumplir con tus obligaciones fiscales, también te ofrezca herramientas para obtener información y generar reportes precisos para revisar la salud financiera de tu empresa y tomar mejores decisiones.
  • Aprovechamiento de Excel®

De todos es sabido que esta solución tecnológica es querida y aprovechada por el Contador. Un software contable debe complementarse con esta herramienta, principalmente para exportar información, y de este modo simplificar aún más las actividades contables.

Incluso, algunas marcas de software de Contabilidad incluyen herramientas como Hojas Electrónicas que agilizan la generación de reportes.

Recuerda que no importa el tamaño de tu empresa, las obligaciones fiscales son las mismas y es necesario elegir un software contable que te ayude. Si eres un corporativo, mediana empresa o estas en el sector de las pequeñas empresas o micro, aquí no hay diferencias: todas deben llevar su Contabilidad y cumplir con el fisco.

De igual modo en los reportes contables se refleja información valiosa y decisiva para tu negocio, como los ingresos por ventas, gastos con proveedores y las finanzas, entre mucha otra.

Tener visión y control de esta, contablemente hablando, también ayuda a tomar mejores decisiones.

Impacto del software contable

Para ilustrar el impacto y, una vez más, la importancia de utilizar este tipo de tecnología en la Contabilidad de una empresa, ya sea que esta se lleve de manera interna o a través de un despacho contable o un Contador Independiente, está el análisis titulado Automatización de Procesos Contables – Administrativos y Robótica , presentado por Deloitte, en donde se destaca que incorporar la tecnología a la Contabilidad es el camino más fácil para lograr innovación de la empresa.

Otro dato relevante: la Asociación Mexicana de Capital Privado (AMEXICAP) indicó en 2017 que en México más de un millón de pequeñas empresas, micro y medianas utilizan Internet para realizar sus actividades diarias y destacó que esperaban que ese número se duplicaría en los próximos 5 años con el objetivo de facilitar los procesos contables en las empresas.

En este crecimiento, las compañías tienen un aliado: los proveedores de software contable y administrativo. Las diferentes marcas que existen en el mercado cuentan con una oferta variada y diferenciada de programas para la Contabilidad.

Los fabricantes o desarrolladores de software, en ese sentido, han sabido identificar de manera efectiva las necesidades de los clientes o usuarios de esta tecnología.

Otro beneficio de contar con un programa de contabilidad te da la oportunidad de manejar más de una contabilidad al mismo tiempo y dependiendo de la licencia que adquieras pueden trabajar varias personas al mismo tiempo, de esta forma el tiempo de trabajo se reduce.

¿Cómo elegir un programa contable?

Entremos en materia directamente. Aquí tienes aspectos que te ayudarán a hacer check list al momento de adquirir un software contable:

  1. Actualización permanente a las reformas fiscales
    Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que las dueños, gerentes y directores de las empresas estén tranquilos en el cumplimiento de las nuevas obligaciones.
    Por mencionar las más recientes: Contabilidad Electrónica, Factura Electrónica versión 3.3, Nómina Digital, cambios en la DIOT, declaraciones de impuestos, cancelación de CFDI con autorización del receptor (asegurarse que estén vigentes las facturas para no contabilizar aquellas que han sido canceladas) y Decreto de IVA 8% en frontera norte.
    Tu marca de software contable debe asegurar que su actualización a los cambios, en primer lugar, sea rápida y efectiva y, en segundo lugar, que cumpla efectivamente en la generación de los archivos o documentos a entregar.
    En el caso de la Contabilidad Electrónica que cumpla con los 5 archivos XML, en la versión 1.3 del Anexo 24; que es lo más reciente de esta obligación.
    Antes de adquirir, haz la siguiente pregunta: ¿qué tan rápido tu marca de software contable responde a las modificaciones fiscales? 
  2. Tecnológicamente innovador
    Incluya soluciones complementarias para llevar más fácilmente la Contabilidad. Por ejemplo, en el proceso de Facturación en cuanto la verificación, organización, clasificación y validez de los archivos XML de los CFDI.
    O, incluso, manejo de una base amplia de datos, de segmentos de negocio y seguridad de la información.
  3. Siempre funcional en la Contabilidad
    Puede ser un plato limpio, pero asegura que incluya la automatización de todos los procesos contables y configuraciones con el objetivo de que se adapte fácilmente a la Contabilidad de tu empresa a clientes, de acuerdo con su giro, cantidad de operaciones u obligaciones como contribuyentes.
  4. Manejo de reportes
    Este aspecto considera dos aspectos. El primero tiene que ver con la variedad de reportes que pueda generar el software que permitan el análisis e interpretación de datos por parte del Contador para una mejor toma de decisiones o asesoría.
    Esta característica, entre otros beneficios, ayuda a revisar que la información esté completa o esté libre de errores o inconsistencias, dando la certidumbre al proceso contable.
    Algunas marcas de software, por ejemplo, para colaborar con los reportes, integran soluciones como Tablero Fiscal, Hoja Electrónica o Reporteador.
    Si hablamos de Contabilidad Electrónica, también incluyen reportes que ayudan a verificar que los códigos agrupadores para entregar los archivos XML de la Balanza de Comprobación y Catálogos de cuentas estén bien relacionados ni haya omisiones.
    O piensa en los reportes financieros que puedes obtener utilizando un software contable. La información que incluyen apoya la alineación metas empresariales; o incluso, el planteamiento de nuevas.
  5. Automatización de procesos
    Eliminar por completo los procesos manuales, más en donde sobresale la Contabilización y la asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes.
  6. Facilitar la entrega de documentos
    Investiga si el software que estás evaluando ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales). La función de esta figura consiste en ser un intermediario que ayuda a entregar diferentes documentos digitales a la autoridad fiscal, como declaraciones y los archivos de la Contabilidad Electrónica (Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas, principalmente), por mencionar algunos. De este modo, aseguras el cumplimiento de las obligaciones y trámites fiscales en fecha ante una posible contingencia con el portal del SAT.
    El PCRDD funciona como una ventanilla que recibe, revisa y sella tus documentos para enviarlos a la autoridad con la certidumbre de entregarte un acuse de recibo.

Además de los puntos anteriores, verifica el respaldo de la marca como distribuidores certificados que te brindan asesoría y apoyan la instalación, configuración y puesta en marcha del software contable; sea una marca con experiencia y especialización; brinde soporte técnico, capacitación, costo accesible aunque este sea un factor paritario si evalúas costo-beneficio; facilidades de pago y diferentes licenciamientos, entre otros.

Si decides entrar a esta tendencia global de adaptarte a los cambios y ser parte de estas empresas que gestionan y controlan su Contabilidad, con sus respectivos impactos en sus finanzas, balances y simplificación, a través del aprovechamiento de la tecnología; sistema contable representa un aliado para el crecimiento de tu empresa.

En resumen un software contable te sirve para:

  1. Automatizar tu Contabilidad, llevarla con facilidad  y con actualización.
  2. Simplificar el trabajo contable.
  3. Tomar decisiones a partir del análisis e interpretación de los reportes, estados financieros y balances generales de tu negocio.
  4. Cumplir con obligaciones fiscales más recientes.
  5. Gestión de tus CFDI y sus archivos XML.
  6. Facilita el cálculo de IVA, DIOT y DyP.
  7. Versatilidad en la generación de reportes.
  8. Agiliza la consulta de información contable y financiera para mejores decisiones.

 

Refresca a tu empresa: ideas nuevas con el método Sprint

Refresca a tu empresa: ideas nuevas con el método Sprint

En el 2009, se creó Google Ventures. Se trataba de una empresa de capital de riesgo que formaba parte del conglomerado Alphabet. Ahí están Google, Youtube y Gmail, por sólo mencionar algunas de las firmas más famosas.

Para el 2016, Google Ventures cambió de nombre a únicamente GV pero continúo con su modelo de negocio de reunir en sus filas a un equipo de ingenieros, diseñadores, físicos, científicos, mercadólogos e inversores de diferentes ámbitos. Todos ahí reunidos con la característica de ser entusiastas de la adrenalina por buscar start ups para invertir en estas; en todas las industrias que te puedas imaginar.Design Sprint:
Para poder establecer y poner en marcha los proyectos que mueven esas empresas, también se dieron a la tarea de diseñar herramientas para ello. Fue ese sentido lo que llevo a GV a desarrollar una metodología llamadas Design Sprint con el objetivo de enfrentar las problemáticas de los negocios con un modelo de 5 fases.

  1. Entender, para analizar el problema de negocio desde diferentes ángulos; en ocasiones utilizando un costumer journey cruzado con las experiencias de los integrantes del equipo.
  2. Hacer un boceto, para identificar soluciones a través de ideas que ya funcionan en empresas y se trata de armar una presentación con una propuesta de solución explicada a través de dibujos, generando una hipótesis para ser expuesta.
  3. Decidir, integrantes revisan las ideas dando puntos a cada una para obtener como resultado una propuesta para prototipar que es el siguiente paso.
  4. Prototipo, para tener una representación de la idea del producto y/o servicio que se desea comercializar. El objetivo es que las personas no imaginen y puedan palpar la solución. Para hacer un prototipo se sugiere hacer uso de herramientas en Internet.
  5. Validar, esta es la fase final y el momento de identificar las diferencias. Incluso, en esta etapa se invita a usuarios reales a que interactúen con el prototipo. De esta manera, se obtienen retroalimentación inmediata y que resulta muy valiosa; pues si existen comentarios vienen directamente de quien podría consumir.

Estas 5 etapas están planteadas dentro de un periodo de 5 días de trabajo con un equipo totalmente enfocado a buscar la solución al problema de negocio. Lo que implica un completo a la tradicional manera de llevar o hacer los negocios en una empresa.

De hecho, aplicar el Método Sprint, de igual modo, representa un cambio total de llevar a cabo los proyectos empresariales y, en definitiva, mantiene a los equipos de trabajo en la creatividad y en el dinamismo y no consumirse en la rutina diaria.

Si hay mayor interés en este método, puedes darte una paseada por el sitio dedicado a la metodología. Aquí el enlace: http://www.gv.com/sprint/, ahí puedes encontrar plantillas para planear y llevar acabo tu Sprint.

DIOT 2019: ¿Cuáles son sus cambios? ¿Qué debo tomar en cuenta para presentar?

DIOT 2019: ¿Cuáles son sus cambios? ¿Qué debo tomar en cuenta para presentar?

El primer día de febrero, los contribuyentes se despedían con resignación de la posibilidad de ya no presentar ciertas declaraciones a la autoridad fiscal; incluyendo la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).

Los comentarios que presentaban a la Factura Electrónica 3.3 y el Recibo Electrónico de Pagos (REP) como las obligaciones fiscales que impulsarían esa acción, sobre todo por los datos contenidos en los comprobantes digitales (CFDI) que hoy en día se utilizan, quedaron en simples rumores.

Y es que el 1 de febrero, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer en su portal la versión 2019 de la DIOT.

En una acción casi sorpresiva, la autoridad fiscal vuelve a impactar de este modo las actividades de los contribuyentes con un cambio que, sin duda, debe atenderse de manera inmediata.

No olvidemos que la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) consiste en una obligación de Personas Físicas y Personas Morales en donde se informan las operaciones con proveedores y clientes relacionadas por concepto del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

La presentación de esta declaración es mensual y se realiza durante todo el mes posterior en que los contribuyentes declaran, de acuerdo con el artículo 32, fracción VIII, de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Justo en esa referencia, que se complementa con otros documentos, como el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal, se establecen los lineamientos de esta obligación fiscal para las empresas que ya forman parte del padrón de contribuyentes e incluso aquellos de reciente incorporación fiscal.

 

Impacto del estímulo fiscal en frontera norte

El punto de partida para la DIOT 2019, está en el Decreto de Estímulo fiscal que el reciente gobierno anunció en los últimos días del año pasado y que impacta exclusivamente a la frontera norte del país.

A manera de recordatorio, el decreto busca impulsar la actividad económica de esa región en términos de inversión y consumo. Para esto, otorga beneficios de ISR e IVA a las empresas que comprueben que su domicilio fiscal, ya sea el de sus oficinas centrales o sucursales, tiene poco más de 18 meses operando en esa parte del país; entre otros requisitos.

Respecto al ISR, el SAT entrega un crédito fiscal equivalente a la tercera parte del ISR causado en el ejercicio o en los pagos, contra el ISR del mismo ejercicio o en los pagos provisionales del mismo, según corresponda, en la proporción que representen los ingresos totales obtenidos en la región del total de sus ingresos.

Para el IVA ofrece un crédito fiscal del 50%, el cual se aplica en forma directa sobre la tasa del 16% y reducirla hasta el 8%.

El Decreto de estímulo fiscal inició el pasado 1 de enero de este año que corre y concluye hasta el 2020. Si bien es temporal, su impacto ayudó a definir la manera de hacer y presentar la última versión de la DIOT.

De igual manera, también influye sobre la elaboración y presentación de otras declaraciones de impuestos entiendo que hay modificaciones en ISR e IVA. Mas este blog específicamente toca sólo a la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).

 

DIOT 2019 más allá de la frontera norte

Podríamos pensar que el estímulo fiscal únicamente impacta 43 municipios de los estados que integran la frontera norte de México, según los datos difundidos por el SAT para aplicar los beneficios de este. Mas no es así.

Desde la perspectiva de informar las operaciones con clientes y proveedores por concepto de IVA en la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), se considera a todos los contribuyentes del país: Personas Físicas y Personas Morales.

Quienes decidan adquirir productos o servicios en la frontera norte aprovechando el estímulo fiscal, tendrán que informar dichas operaciones y para ello tendrán que utilizar la última versión de la DIOT, haciendo un desglose del IVA a 8 y 16%.

Si bien esta declaración tiene fama de laboriosa, dependiendo del tamaño de las empresas y el número de operaciones, la buena noticia del cambio tiene que ver con un formato electrónico A-29 de la DIOT 2019.

La autoridad fiscal únicamente agregó una columna para determinar el valor de los actos sujetos al estímulo fiscal. Es decir, sólo debe indicarse cuánto y a quién se pagó IVA con tasa del 8%. Asimismo, tiene implicaciones en la estructura de la declaración, por lo cual hay que actualizar el software contable que se utiliza para generar el archivo de texto que se usa para cargarse al DEM (Declaraciones Electrónicas Múltiples) y entregar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), en su versión 2019.

 

Más cambios DIOT 2019

Hoy en día, se prevé que la autoridad haga más cambios en la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT). Al parecer hace falta definir un campo para determinar el IVA no acreditable en la región fronteriza norte.

Con todo lo anterior, se han desatado una serie de teorías al respecto de qué hacer, qué presentar y cuándo hacerlo. La recomendación, finalmente, radica en conocer cada escenario.

En tanto, los usuarios de un software contable (Contadores internos de empresas e independientes, así como Despachos contables), tendrán que asegurar la actualización de su sistema a fin de asegurar que incluye la última versión de la DIOT y atender su presentación. En todo caso, ayude a la descargar la DIOT 2019.

 

Algunas recomendaciones para estar en línea con los cambios del SAT:

  1. Revisar la actualización del software contable. Si ya cuentas con un proveedor, preguntar cuándo se liberan sus últimas versiones del programa a fin de instalar y configurar los cambios de la última versión de la DIOT y presentar esta declaración.
  2. Si ya tienen la actualización, verifica que incluya la columna que agregó el SAT para configurar lo necesario y hacer el desgloce de IVA al 8 y 16% de las operaciones con clientes y proveedores, además de facilitar la formato electrónico A-29 de la DIOT 2019.
  3. Verificar si tu software contable cuenta con herramientas complementarias, como un administrador de documentos digitales, que ayuden a almacenar, organizar y verificar la validez de las facturas electrónicas (CFDI).
  4. Saber si tu programa contable incluye funcionalidades que faciliten presentar la DIOT. Funcionalidades como hojas electrónicas en Excel® que ayuden a generar cédulas con valores de impuestos e inclusive permitan hacer un análisis del IVA de facturas y REP emitidos y recibidos, un Contabilizador que considere ambas tasas de IVA, 8 y 16%, y un Tablero Fiscal para gestionar, recopilar, capturar y procesar la información de esta declaración, así como identificar posibles omisiones y errores en la información, y agilizar la elaboración de la DIOT 2019.

Toma en cuenta que el anuncio de la versión 2019 de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) sucedió el pasado 1 de febrero, por tal motivo quizá los fabricantes de software contable podrían tener lista a finales de mes la actualización de sus sistemas. En ese sentido, debes estar pendiente de la información que te proporcionen y descargar la actualización.

 

Presentación de la DIOT 2019: preguntas frecuentes

El SAT publicó en su portal la actualización de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), donde agregó el apartado para indicar el valor de los actos o actividades pagados sujeto al estímulo de la región fronteriza norte, a partir de este cambio la declaración de DIOT para el 2019, tendrá que realizarse con la nueva versión disponible desde su portal https://www.sat.gob.mx/declaracion/31931/declaracion-informativa-de-operaciones-con-terceros-(diot)-a-29

 

¿Qué impacto tiene este cambio de la última versión de la DIOT?

Todos los contribuyentes, a excepción de lo que manejan los aplicativos del SAT para determinar impuestos como lo son: “Mis Cuentas” y “Mi Contabilidad”, deberán presentar su declaración con esta nueva versión.

 

¿Qué ocurre con el DPIVA?

Por el momento, no hay una modificación en la estructura de la “Declaración de Proveedores. IVA” (DPIVA), sin embargo, al cambiar la DIOT, es muy factible que este formato también cambie.

 

¿Cómo presentaré mi declaración?

Debido a la naturaleza de origen de información para el llenado de DIOT o DPIVA, se vuelve necesario el apoyo de un sistema de Contabilidad, mismo que deberá estar preparado tanto para la recepción de CFDI con tasas 8% y 16% de IVA del Decreto de Estímulo Fiscal Región Frontera Norte (EFRFN), así como el desglose del Control de IVA y obviamente la presentación de la declaración.

 

¿Qué es la Contabilidad Electrónica?

¿Qué es la Contabilidad Electrónica?

Inició su obligación para todos los contribuyentes a partir del año 2015 como parte del proceso de digitalización en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Hoy, la Contabilidad Electrónica ha ayudado a automatizar los procesos contables de las empresas y en los despachos contables. La información que se entrega, en formato XML, incluye las operaciones y actividades de una empresa, contablemente hablando, y el SAT puede efectuar a partir de esos XML revisiones en caso de encontrar diferencias, errores y omisiones. A continuación, todo lo que debes saber de ella. ®

En 2011, inició la transformación en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Del papel pasamos a usar archivos digitales y, justo ese año, la Factura Electrónica se estableció como obligación para todos los contribuyentes en México, modificando la manera de emitir y entregar ese tipo de comprobantes.

Las empresas y contribuyentes, sin distinción de tamaño o giro, vivieron una revolución en la forma de relacionarse, no sólo con la autoridad fiscal, también con sus clientes y proveedores. Incluso, manifestaron cambios en la manera de llevar los negocios.

La Factura Electrónica llegó para quedarse y se convirtió en el punto de partida para que otras obligaciones se presenten en formato electrónico.

Justo este contenido está dedicado a la segunda acción, por así decirlo, que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció como obligación para todos los contribuyentes en México: la Contabilidad Electrónica.

Su objetivo, de acuerdo con el propio SAT, consiste en simplificar y hacer más sencilla la elaboración y gestión de la Contabilidad al interior de las compañías; y con la aportación de integrarlas a mayores niveles de productividad y competitividad mediante el uso y aprovechamiento de la tecnología, en específico un software contable.

Toca a los empresarios, y a los Contadores, por qué no, expresar si la Contabilidad Electrónica verdaderamente ha ayudado a hacer más ágiles, simples y productivos los procesos en las empresas y, sobre todo, en la manera de llevar la Contabilidad. O, por el contrario, ha generado una mayor carga de trabajo.

Por lo pronto, compartimos la definición del SAT para esta obligación: la Contabilidad Electrónica es el registro de las transacciones en medios electrónicos que realizan los contribuyentes y el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario.

En términos más prácticos, se trata de un modelo de operación contable que permite sustituir los registros contables en papel, libros y hojas sueltas por archivos contables generados y almacenados en formato digital. Ahora, la información contable se convierte en archivos cuyo formato electrónico XML es entregado por los contribuyentes a la autoridad fiscal utilizando el Buzón Tributario.


¿Quiénes están obligados a llevar la Contabilidad Electrónica?

La obligación se establece de manera generalizada; es decir, para todos los contribuyentes. Por lo que en principio todos, sin importar su tamaño y giro, inclusive, su régimen fiscal, están obligados en llevar su Contabilidad en formato electrónico.


De manera específica, el SAT apunta lo siguiente en cuanto los obligados:

 

  • Personas Físicas, con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento. Siempre y cuando no utilicen la aplicación de Mis Cuentas.
  • Personas Morales, incluyendo las Personas Morales con fines lucrativos.


Las Personas Físicas con actividad empresarial y profesional cuyos ingresos no sean mayores a dos millones de pesos y utilicen la plataforma de Mis Cuentas, o se encuentran en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), quedan exentas de presentar la Contabilidad Electrónica.

Más importante considerar que, de acuerdo con el SAT, los contribuyentes que no están obligados deben conservar toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, ya que el no llevar su Contabilidad, no las exenta de conservar y, en caso que la autoridad fiscal lo requiera, presentar dicha documentación comprobatoria.

Este proceso se puede simplificar gracias a un validador de CFDI que almacena los comprobantes digitales y la documentación relacionada. Sin embargo, no es lo mismo llevar la Contabilidad Electrónica que presentarla.

Con este queremos decir que, invariablemente, la tecnología se ha convertido en un aliado en los negocios. El uso de software para registrar y procesar la información contable cobra relevancia toda vez que puede ayudarnos a generar reportes cuyo valor principal radica en el análisis de datos e indicadores relevantes para las empresas.

Por ejemplo, un estado financiero reporta en qué situación se encuentra una compañía. Dependiendo si es positiva o negativa, a partir de la información que presenta, pueden tomarse decisiones de hacia dónde llevar el negocio y qué hacer.

Respecto a las Personas Morales que no están obligadas a la Contabilidad Electrónica, el SAT indica instituciones como la Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal, a menos que realicen actividades empresariales.

Las donatarias autorizadas que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos, y las asociaciones religiosas que registren sus operaciones en Mis Cuentas, también quedan relevadas de llevar y presentar la Contabilidad Electrónica.


Hay casos específicos en la categoría de Personas Físicas que no están obligadas. A saber, quienes perciban ingresos por:

  • Sueldos y salarios
  • Dividendos
  • Enajenación de bienes
  • Adquisición de bienes
  • Obtención de premios
  • Intereses
  • Demás ingresos de las Personas Físicas
  • Contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), Arrendamiento y Actividades Profesionales, que utilicen Mis Cuentas del SAT
  • Con actividad empresarial cuyos ingresos del ejercicio de que se trate no excedan dos millones de pesos y registren sus operaciones en Mis Cuentas del SAT


Valdría la pena aclarar quiénes son los contribuyentes que hoy en día están en el RIF:

  • Contribuyentes que antes eran REPECOS (Régimen de Pequeños Contribuyentes), ya que por disposición oficial ahora automáticamente están inscritos en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
  • Los que pertenecían al Régimen Intermedio, actualmente pueden optar por incorporarse al RIF; siempre y cuando sus ingresos sean menores a dos millones de pesos.


Lo anterior fue determinado por la autoridad con un plazo del 1 de julio al 1 de octubre de 2014. Después de esas fechas, quienes no hicieran su cambio, de acuerdo con el régimen fiscal con el cual tributan, tendrían que contar desde ese plazo con un software para hacer y presentar su Contabilidad Electrónica.


Fundamento legal de la Contabilidad Electrónica

Hace cuatro años que la Contabilidad Electrónica está con nosotros como una obligación. El paso uno, lo comentamos al inicio de este contenido, fue la Facturación Electrónica y el segundo estuvo representado por la Nómina Electrónica (hoy conocida como Nómina Digital).

El paso 3, de este modo, consistió en la Contabilidad Electrónica fijándose de manera generalizado para todos los contribuyentes.

La obligación inició el 1 de julio de 2014, de acuerdo con las modificaciones hechas a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), específicamente al artículo 43 transitorio de ese documento. Lo cual significó que cada mes los contribuyentes deberían presentar su información contable vía Internet ante del SAT, de acuerdo con las reglas establecidas para tal efecto en el artículo 28, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el artículo 34 de la Resolución del CFF.

Como es costumbre, la autoridad fiscal otorgó un periodo de tiempo para que el contribuyente conociera la disposición, se familiarizara y así saber cómo hacerlo. El objetivo persiguió que todos, los obligados, se prepararán para su cumplimiento.

En la actualidad, podemos decir que la Contabilidad Electrónica es un proceso más que controlado en las empresas o con quienes deban presentarla. No obstante, la actualización en las modificaciones es muy importante a fin de siempre cumplir en tiempo y forma de acuerdo con los requisitos establecidos.


Lo más reciente publicado en relación a la Contabilidad Electrónica está en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017. En dicho marco legal se hace el repaso que indica:

 

  • El envío de la Contabilidad Electrónica es una obligación de los contribuyentes conforme a lo establecido en el Artículo 28 fracción IV y la reglas 2.8.1.6., 2.8.1.7. y 2.8.1.11. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017.
  • Se hace referencia a la descripción de la información que deben contener los archivos de Contabilidad Electrónica:
  • Catálogo de cuentas
  • Código agrupador del SAT
  • Balanza de Comprobación
  • Pólizas del periodo
  • Auxiliar de folios de comprobantes fiscales
  • Auxiliares de cuenta y subcuenta
  • Catálogo de monedas
  • Catálogo de bancos
  • Catálogo de métodos de pago

La publicación en el portal del SAT de este Anexo 24 se dio el 6 de enero de 2017, dándonos a conocer los esquemas de los 5 XML que integran la Contabilidad Electrónica en su versión 1.3. Esta modificación entró en vigor a partir del 1 de junio del mismo año, lo cual significa que los archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica justamente deben estar en esa versión.

ATRIBUTOS-1

¿Cuáles son los archivos a entregar de la Contabilidad Electrónica?
En México, la Contabilidad Electrónica implica cumplir con las nuevas disposiciones de las reformas fiscales promovidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto significa que tanto las Personas Morales y Personas Físicas deberán presentar ante la autoridad fiscal su información contable para su revisión.

Mensualmente, de inicio, los contribuyentes deben entregar dos archivos en formato XML de acuerdo con la regla 2.8.1.4 del Anexo 24:

Catálogo de Cuentas: deberá una sola una vez y cada vez que sea modificado, especificando el periodo utilizado y agregando un campo con el código agrupador de cuentas del SAT. El Catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.

Importante decir que cada compañía diseña su catálogo dependiendo de sus necesidades, puede hacerlo de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica. Este documento se compone de varios niveles, pero los dos básicos son el de cuenta mayor y la subcuenta a primer nivel; se agrupan conforme a su naturaleza, objetivo y función.

Balanza de Comprobación: esta incluye saldos iniciales y finales, y movimientos del periodo de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas. En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren: se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

balanzas

¿Cuándo se empiezan a generar y enviar estos archivos de la Contabilidad Electrónica? De acuerdo con el SAT, lo explicamos con la siguiente tabla:

CPi_TABLA_contabilidad_electronica_contpaqi
Los XML de la Contabilidad Electrónica que el contribuyente no entregará pero que sí deberá tener a disposición del SAT son:

 

  • Auxiliar de Pólizas: incluye la Información de las Pólizas del Periodo y deberán incluir al nivel de detalle (registros contables) la relación con el folio fiscal que soporte la operación. Dicha asociación permitirá identificar la forma de pago, o distintas contribuciones, tasas y cuotas.
  • Auxiliar de Folios: incluye la información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales (CFDI) dentro de las pólizas. Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, como contribuyentes podemos, a través de un reporte auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
  • Auxiliar de Cuentas: incluye la Información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. Servirá para permitir la identificación de cada operación, acto o actividad conforme al Anexo 24.

XML

No olvidemos que estos tres XML se entregan a solicitud del SAT; en caso de que necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones; y la información a entregar es a partir de julio 2015 y años subsecuentes.

Todos los XML que se envíen, invariablemente, tienen que estar en la versión 1.3 de la Contabilidad Electrónica; y este es un primer punto a tomar en cuenta al momento de elegir un software contable que ayude a generar dichos información. Hay que preguntar y asegurarse que esté actualizado a la versión más reciente de la Contabilidad Electrónica.

Finalmente, los XML de la Contabilidad Electrónica se entregan a través del Buzón Tributario utilizando la Firma Electrónica (FIEL).

¿Por dónde debe empezar?

Si somos contribuyentes obligados a presentar la Contabilidad Electrónica, ¿cuáles son los primeros pasos?:

  1. Revisar la vigencia de su FIEL y Certificado de Sello Digital (CSD). En caso de no tener alguno de estos archivos, tramitarlos ante el SAT. Si ya está vencida su vigencia, renovar esta o solicitar uno nuevo.
  2. Contar con un software contable que les ayude a preparar la información y a generar los XML, de acuerdo con los requisitos que marca la autoridad.

Para cumplir con la Contabilidad electrónica, los contribuyentes pueden utilizar la tecnología que ofrece un software contable o la plataforma gratuita del SAT:  Mi Contabilidad.

La primera opción ofrece la posibilidad de automatizar por completo el área contable, simplificando acciones, actividades y el cumplimiento de obligaciones fiscales. Una ventaja de negocio, tiene que ver con la generación de reportes, como estados financieros, que proporcionan información sobre la situación de la empresa a fin de tomar decisiones.

En tanto, Mi Contabilidad, ayuda a llevar la Contabilidad de una empresa y un profesionista independiente, mas está pensada para un volumen bajo de operaciones. Quienes la utilizan, principalmente, son empresas micro y pequeñas, y personas físicas con arrendamiento y actividad empresarial cuyos ingresos.

Mi Contabilidad no está habilitada para generar reportes, validación de facturas y otras funcionalidades importantes para la Contabilidad.

En el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica, hay reglas generales que las empresas no deben dejan escapar para cumplir con la Contabilidad Electrónica. Estas se dieron a conocer como parte de los lineamientos que dan fundamento a la obligación. Podemos mencionar:

  1. Los registros contables deben identificar cada operación y su relación con los CFDI; principalmente de gastos, ingresos e inversiones.
  2. En cada registro deberá detallarse la Forma de Pago.
  3. Los contribuyentes tienen que conservar y almacenar toda la documentación en el software contable que utiliza para almacenar y procesar su información contable.
  4. Poner a disposición de las autoridades su información, cuando estas lo requieran para cuestiones de comprobación.
  5. La Contabilidad debe permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente.

De no considerar estas reglas, pueden enfrentar algunas problemáticas que complicarán el cumplimiento de la obligación. Entre las que podemos mencionar:

  1. Una carga de trabajo adicional, ¿por qué?
    -De acuerdo con el total de operaciones de la empresa, puede haber una gran cantidad de información a procesar y preparar.
    -Cometer alguna omisión o equivocación que ocasione la revisión de la Contabilidad enviada, su corrección y reenvío.
  2. Enfrentar una saturación de los servicios del SAT para tramitar o actualizar la vigencia de su Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y Certificado de Sello Digital (CSD).
  3. Retrasos o la no presentación de la Contabilidad Electrónica; lo cual ocasiona sanciones por parte de la autoridad.
  4. No elegir la opción más conveniente para realizar la Contabilidad Electrónica.
  5. No obtener el mejor costo-beneficio en la inversión a realizar para iniciar la Contabilidad Electrónica.

Cuando un contribuyente no envía su Contabilidad Electrónica a tiempo, el SAT se encarga de poner multas o sanciones:

 

  • Por no presentar la información contable a través de los medios designados por la autoridad fiscal, la multa va de los $5,000 a $15,000.
  • Por omitir la obligación de entregar la Contabilidad Electrónica, la multa puede ir de $31,120 y $54,470.
  • Por presentar registros contables inexactos, la multa puede ser de $260 a $4,790.

¡Es muy importante cumplir en tiempo y forma!

 

¿Cómo elegir un sistema de Contabilidad?

Ya hablamos que entre las opciones para procesar y generar los archivos XML de la Contabilidad Electrónica, una de las mejores opciones puede ser un software contable.

Para saber elegir este tipo de sistemas, hay algunos puntos a tomar en cuenta. En materia de Contabilidad Electrónica, aquí tienes 7:

  1. Actualización fiscal permanente
    Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que los Contadores brinden la tranquilidad en el cumplimiento de las nuevas obligaciones. Para la Contabilidad Electrónica debe generar los 5 archivos XML, en la versión 1.3 del Anexo 24.
  2. Reportes de verificación
    Incluya reportes de verificación para la Contabilidad Electrónica 1.3 a fin de revisar la información antes de enviarla al SAT; principalmente los códigos agrupadores que deben relacionarse en los XML de la Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas. El objetivo es que estén bien relacionados y no existan omisiones.
  3. Captura ágil de información
    Ayude a capturar la información del método de cobro en las pólizas, para registrar la entrada de ingresos y cumplir correctamente con la Contabilidad Electrónica 1.3 del Anexo 24.
  4. Herramientas complementarias
    Ofrezca herramientas complementarias como un Administrador de Documentos Digitales (ADD) que ayude a la recepción y validez de los archivos XML de los CFDI.
  5. Generar los archivos XML de la Contabilidad Electrónica 1.3
    Genera el XML del Catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT, XML de Balanza de comprobación, XML de pólizas, auxiliares y folios de acuerdo con los criterios del SAT.
  6. Asociación de documentos
    Asociar los CFDI 3.3 y 3l Recibo Electrónico de Pagos (REP) a las pólizas para su contabilización: al momento de integrar un REP en la póliza, sea posible visualizar la información de las facturas relacionadas con su REP.
  7. Facilitar la entrega de documentos
    Investiga si el software que estás evaluando, ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales). La función de esta figura consiste en ser un intermediario que ayuda a entregar diferentes documentos digitales a la autoridad fiscal, como declaraciones y los archivos de la Contabilidad Electrónica (Balanza de Comprobación y Catálogo de Cuentas, principalmente), por mencionar algunos. De este modo, aseguras el cumplimiento de las obligaciones y trámites fiscales en fecha ante una posible contingencia con el portal del SAT.
    El PCRDD funciona como una ventanilla que recibe, revisa y sella tus documentos para enviarlos a la autoridad con la certidumbre de entregarte un acuse de recibo.

No olvidemos que la Contabilidad Electrónica consiste en cuidar aspectos que impactan el trabajo y operaciones de las empresas, como:

  1. Relacionar el Catálogo de Cuentas con los Dígitos Agrupadores que determine la autoridad.
  2. Relacionar los folios del CFDI a los movimientos contables de la póliza, de forma electrónica para identificar cada operación y sus características.
  3. Cada registro y asiento contable debe ser analítico y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, a más tardar en los siguientes 5 días de que se realizó la operación.
  4. Enviar mensualmente la balanza de comprobación a la autoridad.
  5. La información mensual a presentar, se hará a través de archivos XML.
  6. La autoridad podrá hacer revisiones de forma electrónica.


Fuentes: Servicio de Administración Tributaria (SAT). Colegio de Contadores Públicos de México (CCPM). Taller de capacitación Contabilidad electrónica 2018 CONTPAQi®.

Topics: Finanzas y Educación